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当你用了ERP之后,你还敢说Excel够用?

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现阶段,在信息化突飞猛进的情况下,很多老板在犹豫不决,到底用不用ERP软件,用嘛,感觉用处不大,目前EXCEL也能顶着用;不用嘛,好像跟不上节骤,比别人落后,企业缺了样东西!下面解释下ERP软件与EXCEL的区别!




一、 数据的重用

数据一次输入多次使用是ERP优于Excel的一个明显特点,这样的数据引用模式既减少的输入的工作量提高了工作效率,同时还可以减少数据的输入错误,最大程度上保证了业务数据的准确度。


而Excel不能很好的实现数据的重用,每次用到都要重复输入,既增加了工作量,也增加了出错的概率。比如:产品品名,在ERP软件中设定一次,在以后整个业务流转过程中,都可以重复引用,而不用再输入,Excel就要每次输入,导致增加无效的工作量。


二、 流水的纪录

ERP软件中对业务流程中每个关键点的操作都会纪录相应的流水,包括对各个单据的修改、仓库的出入库、盘亏盘盈等都会纪录每次操作发生的变化,这样一方面可以根据流水查业务发生纪录,另外一方面可以加强对业务数据进行管理。


比如:Excel中,发现库存帐实不符,在Excel中很方便的就可以修改,并且没有任何修改纪录,这样就不会暴露仓库管理中的漏洞,管理者也很难及时的采取措施,长期下去,必定会给企业带来严重的危害。


三、 方便数据计算

ERP软件中显示给用户的都是结果或者数据的采集窗口,而结果的由来可能是经过复杂的计算得来的,这些计算都是在ERP内部进行处理的,使用者看到的就是想看的结果,而不用去手工设计公式、手工计算。


简单的计算Excel中是可以通过设置公式来自动计算的,可是复杂的计算,在Excel中是无法进行的,比如:对物料需求的计算,既要去搜索库存又要根据产品工艺方案的产品组成,这种计算在Excel中是无法实现的,而在ERP中就能很快的把结果显示出来。另外对批号的管理尤其是批号追溯,在ERP中能很形象的表示出追溯结果和追溯过程,一来可以加强对批号的管理,二来也是客户认证时一个加分点。


四、 查询条件方式的多样化

ERP软件中查询条件是可以根据使用者的个人习惯进行设定,而查询方式更是多样化,有模糊式查询,有精确式查询,有单独条件查询,有多条件组合查询,多样化的查询方式和自定义的查询条件能快速的找出用户的目的数据,节约了查询时间,提高了工作效率。


五、 数据安全

使用ERP软件的一个明显好处就是数据安全的增加,业务数据是一个企业立足商场的基础,这些数据对一个企业来说至关重要,这些数据是企业运行多年的积累,对企业的作用是无法衡量的。


ERP把这些数据统一保存在一台服务器上,并以编码的方式保存在数据库中,一方面可以防止数据的丢失,更重要的可以防止数据的流失,导致企业信息的外泄,对企业的市场竞争带来很大的危害。


而用Excel纪录的数据,都放在一个个分散的电脑中,一旦电脑出现故障就会导致数据的丢失,由于数据没有集中管理,很容易使数据外流。比如:客户信息,放在Excel中的客户信息,相关人员可以随时的带到外面,给企业带来无法估量的损失。


六、 信息集成共享

ERP软件是一个系统,是企业信息的一个仓库,在这个系统中,可以根据岗位不同设置不同的权限分配不同的功能,在这个系统中,信息既是透明的又是不可视的,既能保证信息的及时传输又能使信息共享最大化。


Excel做成的文件是单个存在的,没有很好的联系起来,不能实现信息的集成,Excel中要实现信息的共享只能通过设置共享文件夹来实现,共享文件夹的存在,会带来很大的危险,可以利用一些方法破解共享密码,窃取信息、破坏信息。


七、 权限设置

ERP软件可以根据需要进行权限设置,通过权限设置控制业务数据的输入、查看、修改,这样可以加强对数据安全性的管理,比如库存预定查询,库管员只能查看预定情况,而不能修改预定情况,客户信息,单据员只有查看客户编码、客户名称的权限,而没有查看客户联系方式、联系人的权限。


八、 报表自动、及时,多语言化

报表是管理者的眼镜,是管理者做决策的依据。ERP软件中的报表是实时统计的,报表是由系统自动形成的,这就彻底解放了企业中报表统计员的工作,给企业实现减员增效。


同时ERP软件提供的报表还可以根据需要自动转换成任意语言的报表,对合资公司有很大的帮助。使用Excel统计报表,需要专人来做,由于手工统计工作量大,并且容易出错,所以一般都是在月末或下个月初提供报表,时间滞后,而且不准确,影响管理者决策。


九、 报警

报警是ERP软件与Excel的又一明显区别。通过报警提示用户对异常数据进行处理,找出产生异常数据的原因,从而快速的解决问题,把对企业的危害降到最低。


而Excel就无法实现这个功能。比如对销售合同逾期的报警,管理者可以通过改报警功能,看到那些销售合同逾期了,从而快速的制定解决办法,及时的和客户进行协商,避免客户索赔和降低客户满意度。


十、 产品描述

ERP软件中对产品的描述不仅仅是通过品名,更多的是系统提供8个描述产品特性的字段来精确的描述产品,而Excel是不能做到这一点的。


十一、图纸管理

在ERP软件中可以很好的实现图纸的制订、修改、审批、发行过程,可以很好的进行版本控制,通过权限设置能很好的控制图纸各个阶段的查看、修改权限。


十二、平台与工具的区别

ERP软件是一个系统,是一个管理平台,依靠这个平台,管理者可以很好的把管理思想管理方法贯彻到日常的企业运行中,在这个平台上,可以实现流程优化,效率提高,信息高速流转。管理者运用这个平台可以把一些隐藏问题暴露出来,可以把日常工作规范化、合理化,可以实现企业岗位配置的合理化最小化,使企业能真正的高速运转起来。Excel只是一个纪录工具,它只能实现对数据的简单纪录,不能对流程进行优于,更不能很好的体现管理者的管理理念。


十三、过程控制思想的体现

企业管理的思想、方法在不断变革,正在从过去的结果控制向现在的过程控制转变,通过对过程的控制实现对结果的预见。只有在过程中时时去控制跟计划偏差的部分,才能最终确保结果是预期的,结果是好的,而不是在传统模式下通过月报表得到结果,再根据不好的结果去控制下一期的计划,甚至去处理不良的结果。


ERP正是给予这个思想设计实现的,最基本体现在销售订单,对数量、单价、交期、品质等确定了要求,而预定是销售订单对库存的一种计划落实管理,这些过程都需要通过过程控制来确保结果是好的,如按时交货,不产生多余库存等。而Excel就是只对结果进行控制和处理,完全没有过程控制的概念,随着管理者意识的提高,Excel管理必然被系统的综合的ERP管理取代。


十四、远程掌控企业运作

ERP软件的数据传输是基于网络的,用户可以在有Inter网的任何地方登陆本公司的ERP系统,查看相关业务数据和报表,很好的了解企业运作情况,及时发现、解决企业运行中的问题。有Inter网的任何地方登陆本公司的ERP系统,查看相关业务数据和报表,很好的了解企业运作情况,及时发现、解决企业运行中的问题。


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