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正航诚相伴,久策谋未来
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久策:长远的策略。《后汉书•耿弇传赞》:“国图久策,分此凶狄。”

正如久策集团名字的寓意,久策在企业发展策略从成立之初就已经有了长远的规划,1996年集团创始者们从广东深圳开始进入工业气体领域,5年的行业沉淀,2001年第一家久策公司——惠州市久策工业气体有限公司宣告成立,那个时候,正是大多数企业忙乎业务拓展,在激烈竞争中绝足高下的时候,此刻的久策管理同样有着长远的规划,对外久策以国际先进水平要求自己铆劲向前冲,对内则着手数据管理,首先坚定第一步先把成本核算做好……

 经过18年的努力,久策集团的规划一步步落实,一步步形成更长远的规划,现在的久策已逐步发展成为一家跨行业跨区域的工业制造企业和地产开发运营商,涉及工业气体、房地产开发等领域。在中国气体领域的民营工业气体企业中,久策气体公司的投资规模、供气技术、供应能力,都处于领先地位。

从成本核算看管理时代的变迁

在久策坚定第一步把成本核算做好的同时,面临的现实与目标很大的差距,目标是成本核算及时准确,可以快速反应到财务分析数据上,进而快速做出决策与应对。现实是业务与财务的严重脱节,家族企业习惯性简化做法,纯手工做账模式的效率低下,导致最终的成本数据在花费大量的时间和精力后得出。但即便如此,久策仍然坚持成本核算在手工做账方式下的不断总结,不断完善。对这个手工做账时代的感触,久策集团财务总监吴总以“财务压力巨大”以与形容。

随着数据时代的来临,科技改变世界,信息化改变了企业管理模式,久策集团的整体管理体系迎来了信息化时代,对于久策来说,企业管理模式的转变能否找到一个合适的信息化厂商亦是一个影响企业长久策略的一个选择,选择不当不仅人力财力损耗,更在时间和信心上无形折损,对此,久策在对信息化伙伴的选择十分全面。

“记得当时管理软件方选择的范围包括国内一些知名的上市公司,这其中正航在品牌上并无优势,久策选型小组当时是经过层层筛选,一方面认真了解软件的扩展性,另一方面评估各个解决方案的契合度,最终我们认为正航的解决方案是更为适合久策的,这是整个选型最关键的因素。”吴总如是说。

但其实当时的久策考虑的因素远不只这些。

吴总介绍,“对整个信息化项目能够在久策顺利运行,我们信息化之前最担忧的有三个方面,第一,久策公司人员的配合情况,当时公司员工素质参差不齐,家族企业的管理特性一直存在,要让大家都能理解整个项目的意义,能够积极配合比较困难。第二,担心正航NBS的系统成熟性,因为整个解决方案应用载体是正航NBS系统,NBS背负着整个久策集团及下属多家公司间的管理逻辑,管理流程、各种单据和数据。第三,担心服务能不能到位,包括咨询服务、项目实施过程中的服务,尤其是项目负责人的经验和敬业之心非常重要,他们如果只是站在乙方立场,选择方便实施,快速上线的方案(效果不佳),还是从甲方后期的长远应用角度出发,在每个环节都深入研究和找出最佳方案,当然这样将会拉长整个的实施周期。”

针对以上三个方面的担忧,在正航软件项目进驻中期,吴总有了最真实的感触,“第一,在人员配合程度上,久策高层的重视,正航售前顾问的经验引导,很大方面缓解了这个困扰,虽然很多员工对信息化接受程度不高,但在执行上都能配合,因此整个项目在人员执行方面还算顺利;第二,正航NBS对整个久策集团管理的大方面是进步的,但系统在应用上还是出现一些问题,当然正航对此也在积极的应对,不断的加修正和升级。第三,正航有很多专业的实施人员,态度不错,对久策的这个项目可以说还是很重视的,有一些老总级别的也经常和我们积极的交流。”

成本核算逐步明朗化

“久策在成本管理还要追溯到2001年惠州工厂成立之初,之前弊病很多,财务业务脱节,财务方面压力很大。但在信息化的成本核算时候也遇到过很纠结的事情,我们有过无数重算的经历,一方面是对久策本身内部核算中凭证单据的调整,一方面是当时系统的小问题没有得到及时解决。有一个财务人员就此差点崩溃辞职,对此印象特别深刻。”

“正航NBS系统应用起来后,我们现在的情况是将生产、库存、采购等环节串联起来,将原有多个模块结合起来应用,当然我们首先整理了几个模块之前的逻辑关系,前后端单据的传输规则,单据与凭证的对应关系,只有逻辑关系清楚了业务数据和财务数据才能对得上。可以说目前成本核算精细化、准确性和及时性都有了很大的提高。”

线上线下结合双重保障

作为善于规划与总结的久策集团来说,他们成本核算之所以能达到准确与及时性,必须保证生产部门领料要及时准确登打系统单据,准确性是基础规范,对于及时性如何保障,其实这和他们线下的一套体制密不可分。

“《系统数据及时性考核办法》是我们针对员工在NBS系统单据录入时效的规范性上制定出来的,这办法根据每种单据的类型,制定了不同的时效,比如我们规定采购单据账款核销单录入数据必须在付款当天,采购发票在收到发票当天,应付对账在次月2个工作日内完成,应付确认单在次月3个工作日生效,入库确认在物料入库当天,盘点数据录入在次月2个工作日,差异处理3个工作日,生产入库申请单要求当天……”

据了解,久策针对这些规定的执行情况,并不用人为比对,而是直接在NBS系统里做一张报表,报表核对制单日期大于原始手工单据日期,显示一个对比报表及每一笔的超期天数。针对这个报告,各个部门经理(比如物流经理)要不定期抽查,抽查结果再由财务复核,最终对NBS系统考核情况予以通报,“现阶段我们还是以鼓励为主,这方面的绩效虽没有并入集团管理体制,但针对表现良好的员工我们都会奖励,暂时没有执行惩罚。”

“由于单据的及时准确性得到保障,现在我们很多分析报告实时就能查看,不用费劲的去找人找数据,财务部门压力少很多,很多老总自己看分析报告就能做决策。”对正航NBS给久策集团财务分析报告带来的转变得到了吴总的肯定。

“提高效率,优化流程也是正航NBS系统对久策管理效益提升的一个体现”。

基于久策拥有多公司而且跨行业,工厂也分布多地区,高层如果出差(经常出差),在没上NBS之前,审批是这样的:电话汇报+传真附件。很规范但效率不高。

如今的久策,手机自动提醒审批消息,电脑只要能上网就能连接NBS系统,高层随时随地都可以进入系统审批单据,如果有附件,则直接从系统中打开查看,以往的单据历史数据也一目了然。流程就此变得清晰顺畅起来:部门经理对数据真实性负责,高层领导则主要看单据从什么流程审批过来的。比如地产费用申请,现在可以看到为什么申请,合同内容和金额,针对金额的额度规范,审批到付款的时候,有一些到了总经理,而有一些需要走到董事长,这样一来,操作更便捷,同时有历史数据可查,提高决策的准确性和及时性。

信息化效益最大化

凡是能促进信息化效益的举动,都是值得去做的。吴总分享了一个在管理上的布局,“很多企业将IT部门独立出来,或是挂到其他什么部门去,但久策现阶段则将IT部门归属到财务部,财务部作为数据的归属中心,IT部的职能不仅在对电脑、网络的维护,信息化管理后,IT部门对企业数据的维护有着技术和专业上的保障,现阶段这样安排有利于项目的推进和信息化管理效益的最大化”。

“在整个合作过程中,很欣慰的事情就是与正航之间的沟通还算良好。”吴总对于正航软件的评价很中肯,正航在整个实施过程中给予久策集团其在管理领域20多年经验积累的改善建议,而久策集团也在项目实施过程中提出了很多契合实际的想法,双方的交流能得以良好的开展和进行,正是正航软件坚持作客户的终身合作伙伴理念体现,也才能保证企业信息化的成功运行。


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